Aprende a realizar reuniones online más efectivas (parte I)

Ene 08 de 2021.- La comunicación es un elemento clave para quienes trabajan de manera remota. Realizar reuniones online más efectivas es indispensable para que el trabajo a distancia pueda fluir correctamente. Sin embargo no todo el tiempo esto se logra y es necesario corregir los problemas que surgen cuando se intenta unir un grupo a través de internet.

Los organizadores se quejan que los participantes de este tipo de actividades muchas veces se distraen, no intervienen, se pierde la conexión y al final da como resultado algo totalmente ineficiente.  

Consejos para realizar reuniones a distancia más eficientes:

Algunos expertos en cooperación virtual aconsejan realizar las siguientes acciones para lograr reuniones más eficaces:   

1.- Asegúrate que todo esté bien organizado: esto es fundamental para que todo salga tal como lo deseas. Para ello ten en cuenta lo siguiente:

  • Utiliza una herramienta de notificaciones. Esta se encargará de recordarte a ti y a los demás participantes de la reunión. También se activará al menos 15 minutos antes de comenzar para evitar que lleguen tarde o no se aparezcan.

Igualmente les recordará la información que deberán llevar preparada para poder participar.

  • Utiliza la mejor herramienta de comunicación para realizar la reunión virtual. Elije la que mejor funcione según las áreas donde se encuentren los participantes.
  • Realiza un esquema de la reunión para que los participantes sepan en que momento será necesaria su participación. Este esquema también deberá indicar el momento especial para preguntas o comentarios.
  • Revisa muy bien todo lo que esté a tu entorno, como por ejemplo: pinturas que puedan verse en la pared detrás de ti, iluminación, orden del escritorio, tranquilidad del lugar, (que no hayan niños correteando, animales, ruidos molestos, entre otros).

Si no existe un buen entorno cada participante podrá distraerse y no aprovechar la información que se está dando.  

2.-Realizar una agenda con los puntos a tratar: yel tiempo que tendrá cada quien para exponer su punto. De ese modo cada participante sabrá la importancia de su presencia dentro de la reunión. Además esa información les indicará los datos  que deberán tener preparados para lograr una excelente participación y por consiguiente una reunión online más efectivas.   

Marc Torné de BDM Collaboration at Maverick AV Solutions, división de Tech Data, afirma que es necesario tomar en cuenta las diferencias horarias para asegurarse que todos estén despiertos. Igualmente es importante tomar en cuenta los días hábiles de cada país de manera que no coincida con fiestas nacionales  en el que los participantes seguramente querrán descansar.  

Según la experta en cooperación virtual Alexandra Altmann, cuando los asistentes a las conferencias virtuales no tienen claro cuál es el punto a tratar, prestan poca o ninguna atención a la información que se está dando.

“En nuestras encuestas, el 90% de los asistentes a reuniones online confiesan que están haciendo otras cosas mientras se lleva a cabo la reunión: Leen su correo electrónico o sus redes sociales o siguen trabajando en otras cosas. Algunos incluso hacen gimnasia”.

Altmann señala como de gran importancia organizar muy bien el tiempo de debate utilizando todas las herramientas disponibles, como chats, pizarras, encuestas, entre otros.

3.-Haz una videollamada de prueba: para ello pide ayuda a cualquier otro miembro del equipo de trabajo y de este modo podrás verificar que las conexiones estén funcionando de la manera correcta. Igualmente repasa el contenido y pide a tu compañero que te exprese que tan clara le pareció la información que le diste.

4.- Controla el ancho de banda: no dejes que se conecten al ancho de banda más personas o aplicaciones de las que realmente se necesiten al momento de realizar la reunión. En caso contrario el internet comenzará a funcionar algo lento.

5.- Llega primero que todos: la persona que convoca la reunión tiene la responsabilidad de llegar primero que todos y no hacer esperar a los demás asistentes.

En caso contrario se corre el riesgo que varios de los invitados se desconecten o se pongan a realizar otro tipo de actividades que solo los distraerá durante la conferencia.

Cuando  se te presente algún inconveniente es necesario que pidas disculpas. También puedes pedir a algún compañero que maneje la información, que se conecte primero e inicie la reunión mientras tú haces actos de presencia. En caso contrario es mejor que canceles la reunión.

6.-Reduce el número de asistentes: Adrian Shepherd, asesor de productividad asegura que demasiadas personas pueden arruinar una reunión. Por eso es importante invitar solo aquellas que sea importante participen.

Cuando las reuniones son muy numerosos y las participaciones se multiplican es casi imposible de seguir. El experto recomienda que para llevar un mejor control de toda la reunión se puede hacer uso de moderadores que se encarguen de responder en el chat, cuando surjan las preguntas o comentarios.

Otro de los consejos es grabar las reuniones remotas y enviar las copias a quienes no fueron invitados, pero quizás podría interesarles la información tratada. Siguiendo todos estos consejos asegurarás reuniones online más efectivas

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