Aprende a realizar reuniones online más efectivas (parte II)

Ene 09 de 2020.- Muchos organizadores desean poder crear reuniones online más efectivas. Lamentablemente la mayoría de las veces fracasan en el intento. Sin embargo no todo está perdido y de seguir los siguientes consejos seguramente podrás lograr el éxito en tu próxima conferencia por internet.

Consejos para realizar reuniones a distancia más eficientes

1.-Revisa muy bien todo lo relacionado a la privacidad: cuando los trabajadores se encuentran en lugares distintos el tema de la seguridad puede ser cuestionable. Por eso se debe hacer uso de software especializados para evitar el robo de información. Igualmente es necesario constatar el uso de un cifrado real en entornos multipuntos que exija a los participantes una clave y un usuario.

En caso de no usar éstas medidas no es de extrañarse que puedan aparecer participantes no invitados. Igualmente hay que tener mucho cuidado con las aplicaciones que se tengan abiertas en la computadora durante la conferencia. Por eso lo más recomendable es cerrar todo antes de conectarse.

2.- Comienza y termina bien las reuniones: lo que comienza bien se espera que termine bien. Por eso debes asegurarte que desde un principio las cosas fluyan lo mejor posible. Para ello asegúrate de impartir la información de manera ordenada.

Los participantes podrán llevar el seguimiento a través de la agenda que previamente debiste haberles mandado. De ese modo todos sabrán claramente cuando podrán participar, que puntos se tocarán a continuación, entre otros.

Otra manera de iniciar bien una conferencia es logrando que los participantes se conozcan entre si y exista cierta confianza entre ellos.  Para ello pide a  todos que  enciendan su cámara y se presenten.

Expertos como Alexandra Altmann aseguran que sale más barato para cualquier empresario comprar una cámara web a cada uno de sus trabajadores, que organizar un evento de tipo presencial.

3.- Recalca la importancia de la reunión: todos  los asistentes estén pendientes de la información que se está impartiendo para lograr reuniones online más efectivas y no que estén realizando otras actividades.

Muchas veces aprovechan que la cámara está apagada y prefieren revidar el correo, atender a los niños, enviar mensajes por el celular, entre otros. De este modo nunca será aprovechada la videoconferencia.

4.- Mantén el celular lo más lejos posible: estos dispositivos si los tienen muy cerca de la computadora podrán causar algún tipo de interferencia. Si es muy importante tenerlo cerca, evita colocarlo justo al lado de la computadora  y utiliza los auriculares del teléfono.

5.- Saluda a cada uno de los participantes: además de hacerlos sentir bien les estarás informando que ya tú sabes de su presencia y que posiblemente estarás atento a cualquier cosa que ellos realicen durante la reunión.

Los primeros minutos de la conferencia mantén encendida tú cámara para ir dando la bienvenida a cada uno de los asistentes a medida que se vayan conectando a la charla. Una vez que hayas iniciado la actividad asegúrate de tener en cuenta cuando algún nuevo participante se conecta para saludarlo y dar la bienvenida.

Por lo tanto toma el tiempo necesario para saludar antes de comenzar la conferencia.

6.-Pide a los participantes que enciendan las cámaras: de ese modo los participantes se podrán observar unos a otros. Lo que se busca es que presten mayor atención. También sentirán más confianza entre sí. A esto se le llama política de video obligatorio que te permitirá tener reuniones online más efectivas.

7.-Silencia el micrófono: esto ayudará a evitar los ruidos que pueden causar distracción. Es importante que todos los participantes sepan que una vez concluya su presentación también apaguen el micrófono.

8.-Registra todo en una minuta: de esta manera podrás llevar el control de los acuerdos a los que se hayan llegado, además de la información dada a cada uno de los participantes de la videoconferencia.

9.-Graba tu reunión: esta es una buena idea para poder enviar la información a las personas que por cualquier motivo no pudieron asistir. Para ello hay que tener en cuenta los siguientes consejos: resolución de 1024 x 768. De ese modo se mejorará la visualización de los asistentes.

10.- No envíes los documentos durante la reunión: si haces esto los participantes se distraerán revisando el material mientras hablas de otro tema que quizás a ellos no les parezca tan importante.

Una vez culmine la reunión envíala al correo electrónico de cada quien para que puedan repasar la información comentada durante la conferencia.

11.-No extiendas de más la reunión: si una reunión de este tipo se extiende más de lo debido se corre el riesgo que los participantes se estresen. Según algunos estudios la capacidad de concentración del ser humano disminuye después que pasan los 45 minutos.

12.- Cambia el tono de voz: si no quieres que las personas se duerman durante la reunión sube o baja el tono de voz, pero no la mantengas de manera homogénea porque será aburrida y las personas se cansarán.

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