Aprende a realizar reuniones online más efectivas (parte III)

Ene 10 de 2021.- Son muchos los detalles que se deben cumplir para poder realizar reuniones online más efectivas. Estas conferencias a distancia  son muy importantes sobre todo cuando se tienen teletrabajadores.

En dos artículos anteriores se compartieron algunos tips para lograr el éxito en este tipo de eventos,  por lo que en este último trabajo se darán las recomendaciones finales que deben ser tomadas en cuenta.  

No dejes de usar estos tips

Breve explicación técnica: informa sobre cómo emplear las herramientas que hayas seleccionado para ser usadas durante la reunión. De ese modo reducirás la confusión entre los participantes y se evitarán pérdidas de tiempo. 

 

Ten cuidado con las distracciones: desconecta del escritorio de tu computador todas aquellas aplicaciones que no estarás usando y que pueden causar distracción. Como Facebook, WhatsApp, mensajes instantáneos, entre otros.

Evitar ser el único que hable: los monólogos la mayoría de las veces  aburren y más si estos se prolongan por largo rato. Si deseas que de verdad te presten atención fomenta la participación.

La cámara debe enfocar el torso y no solo la cabeza: de ese modo los participantes podrán ver tu lenguaje corporal y tener la ilusión que te están mirando a los ojos. Esto los hará sentirse más en confianza.

No hagas multitareas: cuando se realizan varias cosas a la vez el rendimiento en el trabajo baja de manera considerable. Lo mejor es que te concentres en una sola cosa y no intentar llevar una reunión online al mismo tiempo que haces otras cosas.

Notifica cuando haya terminado tu presentación: esto es importante para que los participantes sepan en que momento comienza la parte de preguntas y opiniones.

Que no hayan faltas de respeto entre el grupo: se debe dejar claro al inicio de cada reunión que durante toda la presentación se debe mantener el respeto por la opinión y la participación de los demás. Cuando los ánimos se tornen de claro a oscuro lo mejor es hacer una pausa hasta que las cosas se calmen.

Haz pausas cada 50 minutos: esto es necesario cuando inevitablemente las conferencias deben ser largas. Es importante que le informes a los participantes antes de iniciar la reunión sobre estos recesos.

Al finalizar toda la actividad pedir opiniones o sugerencias: pasado un tiempo de haber culminado la reunión contacta a los participantes por el privado y pregunta su opinión sobre la actividad. Pide sugerencias sobre lo que piensan se podría mejorar para una próxima oportunidad.

También puedes diseñar una encuesta que los participantes la contesten al finalizar toda la conferencia. Estudia bien las preguntas para poder tener la información real sobre qué  tan exitosa fue tu reunión. Para ello los puedes redirigir a un sitio web una vez culmine el evento. De ese modo corregirás los errores y en el futuro  realizar reuniones online más efectivas..

Mantén tu equipo activo: es recomendable que las reuniones se realicen con regularidad a fin de mantener el equipo unido y activo. Las relaciones entre los miembros se fortalecerán y habrá mayor entusiasmo para cumplir los objetivos.

Aplicaciones más recomendadas para videoconferencias

Son varias las herramientas que se pueden conseguir en internet para poder realizar videoconferencias, sin embargo las más recomendadas son:

  • BigBlueButton
  • Zoom
  • GoToMeeting
  • Hangouts
  • Skype
  • Whereby
  • WebEx

 Ventajas de las reuniones online

Son muchas las ventajas que este tipo de conferencias ofrecen entre las que se pueden nombrar:

  • Ahorro de costos.
  • Ahorro de tiempo.
  • Mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
  • Pueden aumentar la productividad.
  • Fomentan la participación de todos los miembros del equipo.

Desventajas de las reuniones online:

  • Se necesitan moderaciones profesionales para poder lograr un buen ambiente durante la reunión.
  • Los participantes tienden a aburrirse durante la presentación.
  • Hay que tener en cuenta que para las reuniones online se requiere de ciertas habilidades. En caso contrario pueden aparecer los siguientes problemas:
  • Confusión:
  • Falta de ambiente: rara vez se consigue la conectividad entre los participantes.
  • Despilfarro de recursos: Muchas veces los participantes están realizando otras actividades durante la reunión.
  • Entorno inadecuado.
  • Distracciones.

Ahora que conoces todos los tips para poder realizar reuniones online más efectivas no hay ninguna excusa para no tener éxito en tu próximo evento por internet.

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